Polisi Preifatrwydd

Cyflwyniad

Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd yn dweud beth i’w ddisgwyl pan fydd y Comisiynydd Pobl Hŷn (y Comisiynydd) yn casglu, defnyddio, datgelu, trosglwyddo a storio eich gwybodaeth bersonol.

Darllenwch yr hysbysiad hwn yn ofalus er mwyn deall sut byddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

1. Pa wybodaeth y gallwn ni ei chasglu amdanoch chi

Mae’r wybodaeth rydyn ni’n ei chasglu amdanoch chi yn dibynnu ar y rheswm pam rydyn ni’n delio â chi. Efallai y byddwn ni’n gofyn am wybodaeth fel eich enw, cyfeiriad e-bost, cyfeiriad post, rhif ffôn cartref neu ffôn symudol, a’ch lleoliad. Efallai y byddwn hefyd yn casglu eich enw a’ch cyfeiriad cartref/gwaith er mwyn ichi dderbyn copi caled o gylchlythyr y Comisiynydd ac enw a chyfeiriad e-bost ar gyfer derbyn e-gylchlythyr.

Weithiau byddwn ni’n gofyn i chi ddarparu gwybodaeth bersonol ychwanegol, e.e. manylion eich hanes meddygol os ydych chi’n byw gyda salwch. Efallai y byddwn hefyd yn gofyn i chi ddarparu gwybodaeth bersonol sy’n cael ei hystyried yn ddata categori arbennig gan gynnwys eich hil neu eich ethnigrwydd, eich credoau crefyddol a’ch cyfeiriadedd rhywiol.

Yr unig wybodaeth rydyn ni’n gofyn i chi amdani yw gwybodaeth sydd ei hangen i wneud gwaith y Comisiynydd.

Efallai y byddwn ni’n casglu gwybodaeth amdanoch chi yn yr amgylchiadau canlynol:

Os ydych chi’n ein ffonio ni

Pan fyddwch chi’n ein ffonio ni, byddwn ni’n casglu gwybodaeth amdanoch chi. Rydyn ni’n defnyddio’r wybodaeth mewn sawl ffordd, gan gynnwys cofnodi eich galwad er mwyn rheoli’r ymholiad. Gallen ni hefyd gadw cofnod o’r alwad am resymau hyfforddiant neu fonitro. Efallai y bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth gyda sefydliadau eraill er mwyn i ni allu delio â’ch ymholiad. Fel arfer, byddwn ni’n dweud wrthych chi os oes raid i ni drosglwyddo gwybodaeth i sefydliadau eraill.

Os ydych chi’n gofyn i’r Comisiynydd eich cynorthwyo

Rydyn ni’n cadw manylion y bobl sy’n gofyn i’r Comisiynydd ddefnyddio ei phwerau i ddarparu cymorth megis:

eich rhoi mewn cysylltiad â sefydliadau sydd yn y sefyllfa orau i ddatrys eich problem;
ymyrryd yn uniongyrchol os ydych chi wedi cael anawsterau gyda darparwr gwasanaeth cyhoeddus na allwch eu datrys ar lefel leol; neu
eich cynorthwyo chi i wneud cwyn ffurfiol a monitro’r ffordd y mae eich cwyn yn cael ei thrin.

Gwybodaeth sy’n dod i ni gan bobl eraill

Mewn rhai amgylchiadau, efallai y byddwn ni’n cael gwybodaeth amdanoch chi gan rywun yr ydych chi wedi’i enwebu i weithredu ar eich rhan (er enghraifft, drwy atwrneiaeth, neu os rydych chi wedi rhoi caniatâd penodol iddyn nhw gysylltu â ni).

Os ydych chi’n cymryd rhan mewn gweithgareddau ymgysylltu, ymchwil neu brofiad bywyd

Efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth amdanoch os byddwch yn dewis cymryd rhan mewn holiaduron, arolygon dros y ffôn, sgyrsiau ar-lein neu wyneb yn wyneb, gweithdai, grwpiau ffocws neu weithgareddau ymgynghori neu drafod eraill sy’n helpu i lywio gwaith y Comisiynydd.

Bydd yr wybodaeth a gasglwn yn dibynnu ar y gweithgaredd a gall gynnwys eich manylion cyswllt, safbwyntiau, barn, profiadau bywyd ac unrhyw wybodaeth arall rydych chi’n dewis ei rhannu â ni. Lle bo’n briodol, byddwn yn darparu gwybodaeth ychwanegol am sut bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio cyn i chi gymryd rhan.

Presenoldeb yn ein gweminarau neu ddigwyddiadau

Pan fyddwch yn mynychu gweminar neu ddigwyddiad y Comisiynydd, byddwn yn prosesu eich data personol. Gall hyn gynnwys delwedd y gellir eich hadnabod ohoni mewn llun neu fideo. Gall hefyd gynnwys gwybodaeth rydych chi’n ei rhannu â ni am eich profiadau bywyd.

Os ydych chi’n gweithio i sefydliad rydyn ni’n ymgysylltu â ag ef

Mewn amgylchiadau o’r fath, efallai y byddwch chi, eich cyflogwr neu gydweithwyr yn rhoi gwybodaeth amdanoch chi. Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth hon i gysylltu â chi mewn cysylltiad â’n gwaith.

2. Sut byddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth

Dim ond yn unol â’r seiliau cyfreithiol a nodir ym mharagraff 5 isod y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Dyma enghreifftiau o ffyrdd o ddefnyddio eich gwybodaeth:

gan y Tîm Cyngor a Chymorth i gysylltu â chi er mwyn delio â’ch cais a’ch ymholiadau;
i ganiatáu i’r Comisiynydd wneud ei gwaith;
i roi gwybod i’r tîm rheoli am gyngor a chymorth y Comisiynydd;
fel rhan o gasgliad o wybodaeth (fel nad oes modd adnabod neb) i lywio swyddogaeth bolisi’r Comisiynydd drwy amlygu tueddiadau a materion sy’n dod i’r amlwg;
mae’n bosibl y bydd lluniau a/neu fideos a gymerir mewn digwyddiadau neu weminarau wedi’u recordio yn cael eu rhoi ar gyfrifon cyfryngau cymdeithasol y Comisiynydd (gan gynnwys Facebook, X, Instagram, YouTube, LinkedIn), ar wefan y Comisiynydd, yng nghylchlythyr y Comisiynydd neu adroddiadau ynglŷn â’r digwyddiad a gyhoeddir gan y Comisiynydd; ac
er mwyn i chi gael cylchlythyr / e-gylchlythyr y Comisiynydd gyda manylion unrhyw ddigwyddiadau rydych chi wedi ein holi amdanynt sydd ar y gweill.

Os byddwch yn rhoi unrhyw wybodaeth bersonol i ni fel eich hil neu gred grefyddol, bydd y wybodaeth hon yn ddienw ac yn cael ei defnyddio gan y Comisiynydd dim ond at ddibenion darparu ystadegau ar gyfer monitro amrywiaeth a chydraddoldeb. Mae monitro’r wybodaeth hon yn ein helpu i ddeall effaith ein polisïau a’n harferion ar bobl sy’n rhannu nodweddion gwarchodedig penodol. Ni fyddwn yn defnyddio’r data hwn at unrhyw ddibenion eraill nac yn ei ddatgelu i unrhyw sefydliadau eraill ac eithrio o dan rwymedigaethau statudol.

3. Cysylltu â chi

Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth gyswllt i anfon gwybodaeth bwysig atoch a allai fod yn berthnasol i chi neu eich sefydliad drwy lythyrau, negeseuon e-bost neu fel arall i’ch ffonio.

Gallwn ni hefyd ddefnyddio’r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi i anfon copïau o’n cylchlythyrau / e-gylchlythyrau atoch neu anfon manylion gweithgareddau atoch drwy’r post neu e-bost i sicrhau bod pobl hŷn yn gwybod beth mae’r Comisiynydd yn ei wneud a sut mae’n gwneud hynny. Dim ond os ydych chi wedi rhoi cadarnhad ysgrifenedig i ni eich bod yn fodlon i ni wneud hynny y byddwn ni’n anfon negeseuon e-bost cysylltiedig â marchnata neu gylchlythyrau drwy’r post atoch chi. Ni fyddwn yn anfon cyfathrebiadau marchnata atoch heb eich caniatâd.

Os ydych chi’n dymuno cael copi o’n cylchlythyr drwy’r post neu’r e-bost, neu os ydych chi’n dymuno cael manylion digwyddiadau eraill rydyn ni’n eu cynnal, anfonwch e-bost atom yn gofyn@comisiynyddph.cymru neu cofrestrwch drwy’r ddolen ar ein gwefan.

Os nad ydych chi eisiau clywed oddi wrthym eto, gallwch dynnu eich cydsyniad yn ôl ar unrhyw bryd drwy anfon e-bost i gofyn@comisiynyddph.cymru.. Mae esboniad am sut i ddad-danysgrifio ar bob cylchlythyr ac e-bost. Ar ôl i chi roi gwybod i ni, byddwn yn tynnu eich gwybodaeth bersonol oddi ar eich cronfa ddata ar unwaith.

4. Rhannu Gwybodaeth â Thrydydd Partïon

Mae’n ofynnol i unrhyw drydydd parti sy’n prosesu data personol ar ein rhan wneud hynny yn unol â chyfraith diogelu data ac o dan delerau cytundebol caeth.

Efallai y byddwn ni’n rhannu’ch gwybodaeth ag:

darparwyr a allai ddarparu gwasanaethau ar ein rhan (er enghraifft gwasanaethau TG a gweinyddu systemau);
ymgynghorwyr proffesiynol, gan gynnwys cyfreithwyr ac archwilwyr sy’n darparu gwasanaethau ymgynghori, cyfreithiol neu gyfrifyddu;
sefydliad trydydd parti pan fo angen gwneud hynny er mwyn i’r Comisiynydd wneud ei gwaith. Yn yr amgylchiadau hyn, byddwn ni’n dweud wrthych chi pwy yw’r trydydd parti a pham mae angen i ni rannu’r wybodaeth.

Fel arall, ni fyddwn ni’n rhannu eich gwybodaeth â thrydydd parti oni bai:

ein bod ni wedi cael caniatâd gennych chi i wneud hynny; neu
ei bod yn rhaid i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

5. Seiliau cyfreithiol y Comisiynydd dros gasglu, dal a defnyddio eich gwybodaeth

Mae deddfau diogelu data yn nodi amryw o seiliau cyfreithlon sy’n caniatáu i’r Comisiynydd gasglu, dal a defnyddio eich gwybodaeth bersonol. Sef:

Caniatáu i’r Comisiynydd wneud ei gwaith yn unol â’i swyddogaethau fel y diffinnir yn Neddf Comisiynydd Pobl Hŷn (Cymru) 2006.
Pan fo rhwymedigaeth gyfreithiol neu reoleiddiol ar y Comisiynydd.
Pan fo prosesu’n angenrheidiol ar gyfer buddiannau dilys y Comisiynydd, fel sicrhau diogelwch systemau rhwydwaith a gwybodaeth, neu fuddiannau dilys trydydd parti, oni bai fod eich hawliau a’ch rhyddid yn drech na’r buddiannau hynny
Pan rydym yn dibynnu ar eich caniatâd. Byddwn ni bob amser yn dweud wrthych chi pan fo angen cydsyniad ac yn rhoi’r cyfle i chi gytuno cyn i ni brosesu eich gwybodaeth.
Pan fydd gennym ni (neu drydydd parti) fuddiant dilys cydnabyddedig (RLI). Mae’r rhain yn wahanol i fuddiannau dilys. Mae buddiannau dilys cydnabyddedig yn berthnasol pan fydd rhesymau budd y cyhoedd dros brosesu (fel atal neu ganfod troseddau, diogelu unigolion, ymateb i argyfyngau, cefnogi diogelwch cenedlaethol neu gyhoeddus neu amddiffyn, neu rannu gwybodaeth â chyrff cyhoeddus pan fyddant yn cadarnhau bod angen hynny ar gyfer eu swyddogaethau swyddogol).

Efallai y byddwch yn cael gwybodaeth ychwanegol am breifatrwydd ar gyfer rhai digwyddiadau.

6. Diogelwch a storio

Pryd bynnag y byddwn yn trosglwyddo eich data personol i ddarparwyr gwasanaeth y tu allan i’r DU, rydym yn gwneud yn siŵr bod graddau tebyg o ddiogelwch yn cael ei roi iddo drwy sicrhau bod y mesurau diogelu a ganlyn ar waith:

Dim ond i wledydd y mae’r DU yn credu eu bod yn darparu lefel ddigonol o ddiogelwch ar gyfer data personol y byddwn yn trosglwyddo eich data personol, er enghraifft gwledydd yr UE, yr Ariannin a Seland Newydd.

Efallai y byddwn yn defnyddio telerau contract safonol penodol sydd wedi’u cymeradwyo i’w defnyddio yn y DU sy’n rhoi’r un diogelwch i’r data personol a drosglwyddwyd ag sydd ganddo yn y DU, sef y Cytundeb Trosglwyddo Data Rhyngwladol neu’r Adendwm Trosglwyddo Data Rhyngwladol i gymalau cytundebol safonol y Comisiwn Ewropeaidd ar gyfer trosglwyddo data’n rhyngwladol. I gael copi o’r mesurau diogelu cytundebol hyn, defnyddiwch y manylion a nodir isod i gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data. Byddwn ni’n cymryd pob cam rhesymol i sicrhau bod eich data’n cael ei brosesu’n ddiogel ac yn unol â’r polisi preifatrwydd hwn. Bydd mynediad at ddata personol yn cael ei gyfyngu i staff y Comisiynydd sydd ei angen.

Am faint y byddwn yn cadw eich gwybodaeth

Dim ond cyhyd ag y bo angen i ni wneud hynny i gyflawni’r pwrpas roeddem wedi casglu’r wybodaeth ar ei gyfer y byddwn yn cadw eich gwybodaeth, gan gynnwys at ddibenion bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, cyfrifyddu neu adrodd.

Bydd lluniau a fideos a ddefnyddir ar gyfer cyfrifon cyfryngau cymdeithasol, ar wefan y Comisiynydd, yng nghylchlythyr y Comisiynydd, ac mewn adroddiadau a gyhoeddir gan y Comisiynydd ar gael ar-lein am gyfnod amhenodol. Dim ond cyhyd ag y bydd eu hangen i gefnogi gwaith y Comisiynydd y bydd y lluniau a’r fideos gwreiddiol yn cael eu storio’n ddiogel, a byddant yn cael eu dileu am byth ar ôl eu defnyddio. Bydd pob ffotograff a fideo arall sy’n cael eu tynnu, ond nad ydynt yn cael eu defnyddio, yn cael eu storio’n ddiogel am ddim mwy na 30 diwrnod cyn cael eu dileu’n barhaol.

Os ydych chi wedi cysylltu â ni gyda chais neu gwestiwn, ac oni bai ein bod yn defnyddio ein pwerau statudol fel y nodir isod, fe fyddwn ni’n cadw eich manylion am gyfnod o 5 mlynedd ar ôl y dyddiad pryd byddwn ni wedi terfynu’r mater perthnasol.

Os ydyn ni’n defnyddio ein pwerau statudol o dan adran 3 (Adolygiad o sut rydym yn cyflawni ein swyddogaethau) neu adran 5 (adolygiad o’n trefniadau), o dan Ddeddf Comisiynydd Pobl Hŷn (Cymru) 2006, byddwn yn cadw eich manylion am byth.

7. Eich hawliau

O dan ddeddfau diogelu data, mae gennych chi hawliau mewn cysylltiad â’ch gwybodaeth. Mae gennych chi hawl i ofyn i ni am gopi o’r wybodaeth sydd gennym ni amdanoch chi.

Hefyd, mae gennych chi hawliau ychwanegol i ofyn i ni wneud y canlynol:

cywiro unrhyw wybodaeth anghywir sydd gennym amdanoch chi
dileu eich gwybodaeth
rhoi’r gorau i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol i rai dibenion
darparu eich gwybodaeth i chi ar ffurf y mae modd ei chludo

Mae llawer o’r hawliau uchod wedi’u cyfyngu i rai amgylchiadau penodol, ac efallai na fyddwn ni’n gallu cydymffurfio â’ch cais. Byddwn ni’n dweud wrthych chi os felly y mae.

Os ydych chi’n gwneud cais, bydd angen i chi brofi pwy ydych chi gyda 2 ddarn o wybodaeth cymeradwy (fel pasbort a bil cyfleustodau sydd ddim hŷn na 3 mis). Cyn gynted ag y byddwn ni wedi cael y rhain, ein nod yw ymateb i chi o fewn mis.

Fel arfer, nid ydym yn codi ffi arnoch am ddelio â’ch cais am gopi o’ch gwybodaeth bersonol. Mewn rhai amgylchiadau, efallai y bydd y gyfraith yn caniatáu i ni godi ffi. Byddwn ni’n dweud wrthych chi os mai felly y mae hi pan fyddwch chi’n gwneud y cais.

Os ydych chi am arfer unrhyw rai o’ch hawliau, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data (mae’r manylion cyswllt isod).

Cwynion

Os oes gennych gŵyn ynghylch sut yr ymdriniwyd â’ch gwybodaeth, gallwch wneud cwyn i’r Comisiynydd drwy gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data (mae’r manylion cyswllt isod).

Os derbynnir cwyn, caiff ei chydnabod o fewn 30 diwrnod i’w derbyn a heb oedi diangen, byddwn yn cymryd camau priodol i ymateb (gan gynnwys gwneud unrhyw ymholiadau priodol a rhoi gwybod i chi am y cynnydd) ac yn rhoi gwybod i chi am y canlyniad.

Os oes gennych gŵyn na allwn ni ei datrys, mae gennych hawl i gwyno i’r Comisiwn Gwybodaeth (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn flaenorol), sef y corff rheoleiddio statudol dros faterion sy’n ymwneud â diogelu data. I gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth, ewch i https://ico.org.uk/concerns/.

9. Cysylltu â Ni

Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau neu sylwadau i’w gwneud am yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data (manylion isod).

Ysgrifennwch at:

Swyddog Diogelu Data
Comisiynydd Pobl Hŷn Cymru
Adeiladau Cambrian
Sgwâr Mount Stuart
Caerdydd
CF10 5FL

Email: dataprotection@olderpeople.wales

Ffôn: 03442 640 670

10. Newidiadau i’r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein polisi preifatrwydd yn rheolaidd, a byddwn ni’n rhoi unrhyw ddiweddariadau ar y dudalen hon.