Polisi Cwynion

Mae Comisiynydd Pobl Hŷn Cymru wedi ymrwymo i wneud gwahaniaeth i fywydau pobl hŷn drwy osod pobl hŷn a’u hanghenion wrth galon yr hyn rydyn ni’n ei wneud.

Ein ymddygiadau a gwerthoedd mewnol y sefydliad yn arwain diwylliant y sefydliad ac yn sail i’n hamcanion perfformiad personol.

Un Tîm

• Rhoi nodau a rennir o flaen agendau unigol
• Cynnig Cymorth i bobl eraill mewn modd rhagweithiol

Parchus

• Mynd ati’n wethredol i ofyn am farm pobl eraill
• Gwerthfawrogi gwahanol syniadau a safbwyntiau
• Cynhwysol a Chyfeillgar

Talu sylw i’n llesiant ein gilydd

• Bod yn garedig, yn groesawgar ac yn gefnogol gyda phawb
• Ystyried yr hyn rydyn ni’n ei ddweud a’I wneud, ac effaith hynny ar bobl eraill

Agored

• Herio mewn modd adeiladol a bod yn barod am her
• Dysgu gan bobl eraill
• Chwilio am ffyrdd gwell o wneud pethau bob amser

Uchelgeisiol

• Bod yn frwd dros ein gweledigaeth
• Anelu at ragoriaeth
• Bod yn flaengar ac yn barod i gymryd risgiau rhesymol i gael effaith

Gonestrwydd

• Ymdrechu i wneud y pethau iawn a chymryd cyfrifoldeb dros ein gwaith
• Gwneud yr hyn rydyn ni’n dweud ein bod ni am ei wneud

Mae’r holl bryderon a dderbynnir yn cael eu cymryd o ddifrif. Fel rhan o’r ymrwymiad hwnnw, rydyn ni’n anelu at wneud y canlynol:

• Darparu proses hygyrch, syml a thryloyw ar gyfer ymchwilio i gwynion am y gwasanaeth rydyn ni’n ei roi;
• Ymateb yn gyflym i gwynion;
• Ymddiheuro a rhoi unrhyw iawn sy’n briodol os ydyn ni wedi rhoi gwasanaeth gwael; ac
• Dysgu o’r broses a nodi unrhyw welliannau y gellir eu gwneud.

Rydyn ni’n croesawu’ch adborth, gan ei fod yn ein helpu i wella’n barhaus ar ein gwasanaeth a sicrhau na fydd problemau’n cael eu hailadrodd. Felly, da chi, dwedwch wrthon ni pan fydd problem yn codi.

Sut mae cwyno?

Os nad ydych yn fodlon:

• ar ein gwasanaethar
• ymchwiliad ar fater rydych chi wedi’i godi
• ar benderfyniad i beidio ag ymchwilio i fater rydych chi wedi’i godi
• ar ganlyniad ymchwiliad

gallwch ddefnyddio’r weithdrefn gwyno hon. Gallwch ei defnyddio hefyd i wneud cwyn am bethau eraill. Er enghraifft, efallai y byddwch yn dymuno cwyno am oedi amhriodol cyn inni ymateb i ohebiaeth; neu am eich bod yn teimlo bod aelod o’r staff wedi bod yn anghwrtais neu wedi methu â helpu; neu nad ydyn ni wedi gwneud yr hyn a ddwedson ni.

Os oes modd, credwn ei bod yn well ymdrin â phethau ar unwaith yn hytrach na cheisio’u datrys yn nes ymlaen. Os oes gennych gŵyn, dywedwch wrth bwy bynnag sy’n ymdrin â chi. Bydd ef neu hi’n ceisio datrys y mater i chi yn y fan a’r lle.

Er hynny, os nad ydych yn siŵr pwy y dylech gysylltu â nhw, neu os nad ydych yn fodlon ar y ffordd y cafodd eich cwyn ei thrafod gan aelod o’r staff, cysylltwch â’r Rheolwr Cwynion, fel a ganlyn.

Ffôn: 03442 640 670 
E-bost: gofyn@comisiynyddph.cymru

Ysgrifennwch at: 
Y Rheolwr Cwynion
Comisiynydd Pobl Hŷn Cymru 
Adeiladau Cambrian, Sgwâr Mount Stuart, Caerdydd, CF10 5FL

Er eich bod yn cael trafod cwynion gyda’n staff, fe fyddai’n well cwyno mewn ysgrifen. Cewch ysgrifennu’ch cwynion yn Gymraeg neu Saesneg.

Wrth ysgrifennu aton ni, rhowch eich cyfeiriad a’ch rhif ffôn. Hefyd os oes arnoch unrhyw anghenion wrth gyfathrebu, megis print bras neu CD data, rhowch wybod inni ac fe wnawn ni’n gorau glas i’w bodloni.

Beth fydd yn digwydd i’m cwyn?

Yn gyffredinol, fydd y Rheolwr Cwynion yn delio â’ch cwyn ei hun.

Pan fyddwch chi wedi gwneud cwyn i’r Rheolwr Cwynion, bydd yn anfon cydnabyddiaeth atoch o fewn pump diwrnod gwaith ar ôl cael eich llythyr neu’ch neges e-bost. Bydd y Rheolwr Cwynion yn rhoi ystyriaeth ddwys i’r materion rydych chi wedi’u codi, gan ymchwilio fel y bo’n briodol. Bydd yr ymchwiliad yn dechrau o’r adeg y caiff y gydnabyddiaeth ei hanfon atoch.

Os yw’r gŵyn am y Rheolwr Cwynion, neu os yw’r Rheolwr Cwynion wedi bod yn gysylltiedig â’r mater yr ydych yn cwyno yn ei gylch, bydd aelod uwch o’r staff yn ymchwilio.

Os bydd y Rheolwr Cwynion sy’n ymchwilio yn penderfynu bod eich cwyn yn un ddilys, byddwn yn anfon ymddiheuriad atoch mewn ysgrifen, ynghyd â manylion unrhyw gamau eraill sy’n angenrheidiol yn ein barn ni o dan yr amgylchiadau, gan gynnwys yr hyn y byddwn yn ei wneud i atal y broblem rhag digwydd eto. Os penderfynwn ni nad yw’ch cwyn yn ddilys, byddwn yn ysgrifennu atoch i esbonio pam.

Rydyn ni’n anelu at anfon ymateb llawn i bob cwyn o fewn 20 diwrnod gwaith ar ôl iddi ddod i law. Os nad yw hynny’n bosibl, er enghraifft os yw’r materion rydych chi wedi’u codi yn gofyn am waith manylach, byddwn yn rhoi gwybod ichi.

Oes terfyn amser ar gyfer cwyno?

Mae’n gallu bod yn anodd ymchwilio i faterion a ddigwyddodd beth amser yn ôl. Yn gyffredinol, byddem yn disgwyl ichi wneud unrhyw gŵyn am y gwasanaeth yn rhesymol o fuan ar ôl ichi gael gwybod am y broblem ac o fewn deuddeg mis beth bynnag.

Beth os na fydda i’n fodlon ar yr ymateb i’m cwyn?

Dylech ysgrifennu eto at y Rheolwr Cwynion, gan ddweud eich bod yn dymuno apelio i’r Comisiynydd.  Os oedd y gŵyn am y Comisiynydd, fe ddylech nodi eich bod yn dymuno apelio at Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg. Dylech nodi mor eglur â phosibl pam rydych chi’n anfodlon ar yr ymateb a gawsoch i’ch cwyn.

Bydd y Rheolwr Cwynion yn cydnabod eich apêl o fewn pump diwrnod gwaith ar ôl iddi ddod i law. Bydd y Comisiynydd, neu Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg, yn ystyried eich apêl yn bersonol ar yr adeg hon gan anelu at anfon ateb llawn atoch o fewn 20 diwrnod gwaith. Unwaith eto, os nad yw hyn yn bosibl, byddwn yn rhoi gwybod ichi.

Mae penderfyniad y Comisiynydd, neu Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg, yn derfynol. Byddwn yn cydnabod gohebiaeth bellach gennych ond, oni bai bod honno’n codi materion newydd sy’n arwyddocaol yn ein barn ni, fyddwn ni ddim yn anfon rhagor o ymatebion o sylwedd.

Polisi Gweithredoedd Annerbyniol 

Mae gan y Comisiynydd bolisi Gweithredoedd Annerbyniol sy’n dynodi’r agwedd at y nifer cymharol brin o ymholwyr ac achwynwyr y mae eu gweithredoedd neu eu hymddygiad yn cael eu barnu’n annerbyniol, a phan fydd y Comisiynydd yn cadw’r hawl i beidio ag ymchwilio i gŵyn.

Mae’r polisi ar gael ar ein gwefan yma https://comisiynyddph.cymru/amdano/cynllun-cyhoeddi/ein-polisiau/